Small Business Fakturering: Hvordan skrive en og avtale med ubetalte fakturaer

Mange bedrifter sliter med å samle innbetalinger fra kunder raskt, og disse kontantmangelene kan få alvorlige konsekvenser. Hemmeligheten til raskere betalingssammenhenger ligger i fakturaen: Sende fakturaer raskt, gjør dem enkle å betale, og å være konsekvente på oppfølgingen, er alle viktige for å samle inn raskere.

I denne veiledningen vil vi lære deg hvordan du skriver en faktura og avslører alle de beste metodene for fakturering, inkludert hvordan du bruker faktureringsprogramvare til å håndtere mye av arbeidet automatisk. FreshBooks, som er sponsor av denne artikkelen, er lett den mest betraktede faktureringsløsningen på SMB-markedet. Du kan prøve ut deres prisbelønte programvare gratis ved å klikke på linken nedenfor:

En faktura representerer en forespørsel om betaling av varer og tjenester som kundene dine allerede har mottatt. Du bør opprette en faktura og sende den til kunden din snart etter at du har oppfylt avtalens slutt.

Nedenfor er en prøvefaktura som vi opprettet i FreshBooks for vårt fiktive selskap, Pauls VVS. I det minste bør en faktura inneholde kontaktinformasjonen din (dvs. adresse, telefonnummer), kundens kontaktinformasjon og detaljene for produktet / tjenesten som ble kjøpt, for eksempel kvantitet og kostnad sammen med forfallsdato. Senere i denne artikkelen vil vi gå gjennom trinnene for å opprette en faktura i FreshBooks.

Du må implementere en prosess som starter med salget og slutter med å samle betaling fra kundene dine. Ellers vil du finne deg selv med en stor kundefordringsbalanse (penger dine kunder skylder deg), men lite kontanterinngang.

Her er de 5 trinnene for å administrere fakturaer og bli betalt raskere:

Trinn 1 - Opprett fakturaen i en rettidig måte

Opprett fakturaen innen 1-2 virkedager etter at du har levert tjenester eller sendt produktene til kunden din. Jo lenger du venter på å sende fakturaen, jo lengre må du vente på å motta betaling. Tips: Hvis du trenger et innskudd fra kunden før du begynner arbeidet, må du sørge for å redusere fakturaen med betalingen du mottok på forhånd. Du kan også opprette en faktura for å be om et innskudd eller beholdning på forhånd.

Trinn 2 - E-postfakturaer (Ikke postfakturaer!)

Som jeg nevnte i trinn 1, jo raskere mottar kunden fakturaen, desto raskere kan du få betalt. Ikke kast bort tiden som sender fakturaer via posten; Send i stedet bare fakturaen til kunden din. Regnskapsprogramvare som FreshBooks gjør at du kan se om fakturaen er åpnet, så det er ingen bekymring hvis fakturaen gikk tapt.

Trinn 3 - Tillat kundene å betale fakturaer på nettet

Med dagens teknologi kan vi betale for noe i sekunder med bare et trykk på en smarttelefon eller smartwatch. Hvorfor ikke gjøre det like enkelt for kundene dine? Ved å bruke fakturering programvare som Freshbooks, kan du gi kundene muligheten til å betale med kredittkortet sitt (eller Visa debetkort); sparer tid fra å skrive og sende en sjekk og sparer deg for å måtte vente på en sjekk, og deretter gå til banken for å gjøre et innskudd.

Trinn 4 - Send regelmessige påminnelser

De fleste regnskapsprogrammer som FreshBooks vil tillate deg å sende automatiske påminnelser til kunder, sammen med en kopi av den åpne fakturaen. Enten du bruker FreshBooks eller Gmail-kalenderen, anbefaler jeg at du lager følgende 3 typer påminnelser:

  1. 1-2 dager før fakturaen kommer forfalt. Dette er en proaktiv tilnærming for å varsle kunden om at betalingsdatoen for betalingen nærmer seg.
  2. 1-2 dager etter faktura forfallsdato. Dette er en vennlig påminnelse til kunden om at forfallsdagen har passert og betalingen er forfalt.
  3. 7 dager etter forfallsdato. Hvis du ikke har mottatt betaling 1 uke etter forfallsdagen, er det på tide å gi kunden et anrop. Avhengig av hvor mange forfallsfakturaer du har, planlegger du å legge til side minst en time hver uke for å gjøre disse oppfølgingssamtalene. Mens de ikke er morsomme, må du holde kommunikasjonslinjer åpne mellom deg og din kunde for at du skal få betalt; Når kunden din begynner å unngå deg, vil sannsynligheten for at du blir betalt reduseres.

Trinn 5 - Se gjennom A / R-aldring og oppfølging

På en ukentlig Basert på, bør du gjennomgå din kundefordringers aldringsrapport og lage en liste over kundene du må ringe for å be om betaling. Nedenfor finner du et eksempel på en rapport om årsregnskapsaldring som vi kjørte for vår fiktive virksomhet, Pauls VVS.

Ovennevnte rapport viser alle tidligere forfalt fakturaer per 3. november 2017. Nedenfor er en kort forklaring av hver kolonne.

1-30 dager: Fakturaer i denne gruppen er 1-30 dager forbi deres forfallsdato. Når fakturaen når 7 dager forfalt, bør du ringe ukentlig for å følge opp på betaling.

31-60 dager: Fakturaer i denne gruppen er 31-60 dager forbi deres forfallsdato. Alle disse fakturaene bør være på din ukentlige samtale liste. Når en faktura når det 60-dagers merket, bør du sterkt vurdere å ikke godta ytterligere bestillinger fra kunden eller tilbakekalle kredittrettigheter og sette dem på C.O.D. (kun kontant levering) til kontoen sin er betalt i sin helhet.

61-90 dager: Fakturaer i denne gruppen er 61-90 dager forbi deres forfallsdato. Ved nå, hvis kunden ikke har opprettet en betalingsplan med deg eller gitt en dato for at betalingen skal utføres i sin helhet, må du sannsynligvis ta neste skritt og søke rettssak.

Over 90 dager: Eventuelle fakturaer som når 90 + dager, skal sendes til et samlingsbyrå. Mer enn sannsynlig fakturaer som er over 90 dager gamle, må skrives av bøkene som dårlig gjeld. Varene nyheter er at dårlig gjeld utgift er fradragsberettiget, yay!

I tillegg til å sette opp vanlige samtaler og sende brev om forfalt fakturaer, kan du også begynne å legge til renter på toppen av det utestående beløpet. FreshBooks lar deg automatisk søke sen betaling til forfalte fakturaer.

Ved å legge til sent gebyrer / gebyrer vil kunden få vite hvor seriøs du handler om å få betalt, og det kan motivere dem til å sende inn den sjekken. Du kan alltid "frafalle" avgiftene når betalingen er mottatt.

De fleste små bedrifter lager fakturaer ved hjelp av en regnskapsmessig programvare som FreshBooks, et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word eller et regnearksprogram som Microsoft Excel.

Kilde: Microsoft

Opprette fakturaer i Word

Hvis du ikke har tilgang til Excel eller Google Sheets, og du bare lager en håndfull fakturaer hver måned (5 eller færre), er Microsoft Word trolig den mest økonomiske løsningen for deg.

For å bruke en Microsoft Word faktura mal, bare åpne Word og klikk på "Nytt dokument." Dette vil føre deg til en nettbasert database hvor du kan velge mellom hundrevis av forskjellige maler.

Her er noen av fordeler og ulemper ved å opprette fakturaer som bruker Word:

Pros

  • Tilgang til over 200 maler i Microsoft-biblioteket, slik at du ikke trenger å starte fra bunnen av.
  • Fleksibilitet til å tilpasse hvilken som helst mal fra farge og design for å legge til firmaets logo for å passe merkevaren din.

Ulemper

  • Det er en veldig manuell og kjedelig prosess som vil kreve mye tid.
  • I motsetning til Excel kan du ikke opprette formler for å beregne rabatter eller salgsavgifter; du må gjøre disse beregningene manuelt, noe som øker sannsynligheten for en feil.

Kilde: Fitsmallbusiness

Opprette fakturaer i Excel

Excel er et annet populært alternativ for bedrifter som bare har en håndfull kunder, og som ønsker å lære å skrive en faktura. Prosessen ligner på Word, bortsett fra at du vanligvis kan finne maler som automatisk beregner totalsummere.

Eksempelvis vil vår Excel-faktura-mal automatisk legge til rabatter, avgifter og subtotaler for å beregne fakturaen din.

Her er noen av fordeler og ulemper ved å skape fakturaer ved hjelp av Excel:

Pros

  • Du kan opprette formler for å beregne rabatter, subtotaler og salgsavgift.
  • I likhet med Word har du tilgang til mer enn 200 maler i Microsoft-biblioteket, slik at du ikke trenger å starte fra bunnen av.

Ulemper

  • Det er en manuell prosess som definitivt vil kreve at du investerer litt tid til å sette opp.
  • Du må ha en god forståelse for hvordan du oppretter formler i Excel; ellers vil beregningene dine være feil.

Kilde: FreshBooks

Opprette fakturaer med regnskapsprogramvare

Når du sender mer enn et par fakturaer per måned, blir et regnskapsprogramvare som FreshBooks ofte den beste løsningen. For det er det enklere og raskere å opprette fakturaer. Men kanskje viktigere, funksjoner som online betalinger og automatiske påminnelser hjelper deg til å faktisk bli betalt raskere.

For å prøve Freshbooks gratis kan du følge denne linken, eller følge våre trinnvise instruksjoner i neste avsnitt.

Pros

  • Fullt tilpassbar; bare legg til firmanavnet, fargevalg og skrift av ditt valg.
  • Beregner automatisk faktureltall for deg; inkludert gjeldende rabatter og salgsavgift; ingen manuelle beregninger kreves.
  • Godta online betalinger fra kunder.
  • Kjør en A / R-aldringsrapport i FreshBooks for å se hvilke fakturaer som forfaller eller kommer på grunn.
  • Når du sendes via FreshBooks, kan du holde rede på når fakturaen er blitt sett og / eller betalt av kunden din.
  • Du kan lage automatiske påminnelser til kunder når en faktura kommer forfalt eller forfalt.
  • FreshBooks kan automatisk sende fakturaer til kunder du må fakturere på ukentlig, månedlig eller kvartalsvis basis.
  • Du kan opprette en faktura for å be om et forhåndsinnskudd (eller beholdning) fra kunden din før du begynner arbeidet.
  • Sett opp gjentagende betalinger for de kundene som vanligvis betaler samme beløp på en ukentlig, månedlig eller kvartalsvis betalingsplan.

Ulemper

  • FreshBooks kommer bare med to maler versus de 200 maler du må velge mellom med Microsoft Excel og Word.
  • Som de fleste regnskapsprogrammer må du betale et månedlig abonnementsavgift for å bruke FreshBooks. Men i motsetning til Microsoft Excel og Word kan du gjøre mye mer med FreshBooks enn å bare opprette fakturaer. Du kan administrere alle dine inntekter og utgifter i FreshBooks og opprette viktige årsregnskap som en fortjeneste og tap.

Siden fakturering programvare ofte er den beste løsningen for små bedrifter som ønsker å skrive en faktura, kommer vi neste til å hoppe inn i et av de beste programmene - FreshBooks- for å vise deg hvordan det fungerer. For å følge med din egen konto, registrer deg her for en gratis 30-dagers prøveversjon av FreshBooks.

Før du kan opprette fakturaer i FreshBooks, må du først skrive inn noen grunnleggende opplysninger om virksomheten din. Dette tar bokstavelig talt alle 3 minutter og du er så snill å gå!

Trinn 1 - Skriv inn grunnleggende bedriftsinformasjon

I skjermbildet nedenfor har vi angitt bedriftseierens navn, firmaets navn, fullstendig adresse og om virksomheten er et selskap / LLC eller ikke. Når du har fullført disse feltene, klikker du på "Lagre og fortsett" -knappen.

Trinn 2 - Velg bransjen.

På den neste skjermen velger du bransjen som virksomheten din faller inn i.

Det er det! Vi er klare til å lage fakturaer.

Følg trinnene nedenfor for å opprette en faktura i FreshBooks:

Trinn 1 - Tilpass fakturaen din

Før vi lager en faktura, vil vi velge en mal og tilpasse den som angitt i skjermbildet nedenfor.

  1. Velg en mal: FreshBooks har to maler du kan velge mellom; Enkel eller moderne. Klikk på pilen som angitt ovenfor for å bytte mellom dem og velg hvilken mal du vil ha.
  2. Legg til din logo: Last opp bedriftens logo, hvis du har en. Hvis du ikke har en logo, sjekk ut artikkelen vår om beste logo design programvare.
  3. Velg en temafarge: Velg et fargevalg for faktura maler.
  4. Velg en skrift: Klikk på rullegardinmenyen for å velge mellom et par skriftalternativer.
  5. Lagre: Når du har gjort dine valg, må du huske å lagre dem.

Trinn 2 - Klikk på "Opprett ny" og deretter "Faktura"

Fra dashbord, Klikk på "Lag ny"Og velg Faktura som angitt i skjermbildet nedenfor.

Trinn 3 - Komplett fakturafelt

Nedenfor finner du en prøvefaktura mal som vil vises sammen med en kort forklaring av hvert felt som du må fullføre.

  1. Din kontaktinformasjon: Denne informasjonen vil automatisk fylle ut fra grunnleggende firmainformasjon som du skrev inn når du satte opp FreshBooks. Vi vil dekke dette senere i denne artikkelen. Tips: Det er viktig at kunden har denne informasjonen på fingertuppene slik at de kan kutte sjekken og / eller gi deg et raskt anrop hvis de har et spørsmål angående fakturaen.
  2. Fakturert til: Kundens kontaktinformasjon tilhører dette feltet. Hvis du ikke har satt kunden opp i FreshBooks, kan du angi kundens info direkte i dette feltet. Tips: Hvis du foretrekker å sende fakturaene dine via snail mail, må du huske å ta med et kontaktpersonens navn i denne delen; spesielt hvis det er et stort selskap.
  3. Utstedelsesdato: Dette feltet fylles automatisk med datoen du lager fakturaen. Du kan imidlertid endre datoen hvis du trenger det.
  4. Fakturanummer: Fakturanummeret er et unikt nummer som FreshBooks vil generere; Du vil ikke kunne endre dette nummeret.
  5. Skyldig beløp: FreshBooks beregner automatisk det totale beløpet på fakturaen når du skriver inn produktene / tjenestene i beskrivelsesdelen.
  6. Beskrivelse: Skriv inn en detaljert beskrivelse av tjenesten / produktene du fakturerer for i dette feltet.
  7. Sats: Oppgi faktureringsfrekvensen for tjenesten / produktet du fakturerer for i dette feltet.
  8. Mengde: Angi antall produkter våre timene for tjenester som du fakturerer for i dette feltet.
  9. Linje totalt: FreshBooks vil multiplisere frekvensen ganger mengden og beregne dette feltet for deg.
  10. Rabatt: Hvis du vil bruke en rabatt på fakturaen, bare skriv inn rabattprosenten i dette feltet, og FreshBooks vil beregne rabatten for deg.
  11. Avgift: Hvis du trenger å søke om selvangivelse, skriv inn skattesatsen i dette feltet, og FreshBooks beregner automatisk salgsavgiften for deg.
  12. Skyldig beløp: FreshBooks legger til Subtotal, Discount & Sales Tax-feltene sammen, trekker ned eventuelle nedbetalinger (eller innskudd) for å beregne totalbeløpet.
  13. Merknader: Du kan legge inn et personlig notat til kundene dine eller en vennlig påminnelse om at de kan gjøre betalingene deres online som vi har gjort i dette eksemplet.
  14. Vilkår: Ta gjerne en vennlig påminnelse til kundene dine om å betale fakturaene innen forfallsdato. Tips: Dette vil også være et flott sted å minne kundene om at gebyr / straffer blir vurdert hvis fakturaen ikke betales i tide.

Som vi har diskutert, bør du e-poste dine fakturaer; Jo før kunden mottar fakturaen, jo raskere blir du betalt.

Følg trinnene nedenfor for å sende fakturaene dine via e-post i FreshBooks.

Trinn 1 - Klikk på fakturaen

Hvis du ikke har fakturaen åpen, naviger du til oversikten og klikker på fakturaen for å vise den på skjermen. Klikk på "Send" -knappen som angitt på skjermbildet nedenfor.

Trinn 2 - Komplett Email Detaljer og Send

På neste skjerm må du oppgi ytterligere informasjon. Nedenfor er et øyeblikksbilde av feltene sammen med en kort forklaring av hver.

  1. Epostadresse: Skriv inn e-postadressen du vil sende fakturaen til. Du kan skrive inn flere e-postadresser hvis du trenger det.
  2. Emne: Dette feltet er opprettet av FreshBooks og kan ikke endres.
  3. Body of Email: FreshBooks genererer en del av e-postmeldingen som du ser her; men du kan også skrive inn en personlig melding som vi har gjort her med "Vi setter pris på din bedrift!".
  4. Opprett en delbar lenke: I tillegg til å sende fakturaen via e-post, kan du også opprette en link til fakturaen ved å klikke på "Opprett en delbar lenke".
  5. Send faktura: Når du er ferdig, klikker du på denne knappen for å sende e-posten til kunden din.

Som vi diskuterte tidligere, er det viktig å gi kundene muligheten til å betale sine fakturaer online. Det vil spare dem tid fordi de kan gjøre det raskere enn å sende deg en sjekk.

Følg trinnene under for å slå på onlinebetalingsfunksjonen i FreshBooks.

Trinn 1 - Klikk på fakturaen

Hvis du ikke har fakturaen åpen, naviger du til oversikten og klikker på fakturaen for å vise den på skjermen. Til høyre for fakturaen vil du se en liste over Innstillinger. Klikk på "Godta kredittkort"Som angitt i skjermbildet nedenfor.

Trinn 2 - Gjennomgå og godta kredittkortvilkår og avgifter

På neste skjermbilde vil du se en liste over kredittkort som du kan godta sammen med gebyret som belastes for hver transaksjon. Klikk på "Godta kredittkort"Knappen for å godta vilkårene og aktivere online betalinger for dine kunder.

Trinn 3 - Verifiser nettbaserte betalinger er aktiv

Nå når kundene dine mottar sine fakturaer, vil de se følgende "Betal nå"Knappen øverst på fakturaen. Alt de trenger å gjøre er å følge instruksjonene på skjermen for å betale sine fakturaer på bare noen få minutter!

Tips: Når kunden betaler en faktura, skjer følgende i FreshBooks:

  • Fakturaen vil bli merket som betalt, og din A / R-balanse vil automatisk bli redusert.
  • Du vil motta et e-postvarsel om at fakturaen er betalt.
  • Betaling bør treffe bankkontoen din innen 2-3 virkedager.

Du er i stand til å sende opptil tre sen betalingstiltak, og du kan også søke sen betalingskvittering med FreshBooks. Du må imidlertid abonnere på FreshBooks Pro for å få tilgang til denne funksjonen. For å sette opp, viser du bare en faktura, klikk på Innstillingene som er plassert til høyre for fakturaen, og velg Send påminnelser. Følgende vindu vil vises:

Velg antall dager (før eller etter) du vil at påminnelsen skal gå ut til kunden din. Basert på vår diskusjon om påminnelser i hvordan du konfigurerer en sluttprosessering, foreslår jeg at du konfigurerer følgende 3 påminnelser:

  1. 2 dager før forfallsdato
  2. 2 dager etter forfallsdato
  3. 7 dager etter forfallsdato

Kjør kontoberegningsrapporten

Som vi har diskutert, er den beste måten å håndtere dine utestående fakturaer, å vurdere din A / R-aldringsrapport minst en gang i uken.

Følg trinnene nedenfor for å kjøre rapporten for aldersberegning (A / R Aging) i FreshBooks:

Trinn 1 - Naviger til avanserte rapporter.

Fra Dashboard, bla ned til avansert rapport delen og klikk på "Regnskaps aldring"-Knappen som angitt i skjermbildet nedenfor.

Trinn 2 - Gjennomgå kontoendringsrapporten.

Nedenfor er et øyeblikksbilde av årsregnskapet for kontoer (Aka A / R Aging Report) som vi kjørte for vårt utvalgsselskap, Pauls VVS.

Fra 3. november 2017 er det to kunder som har utestående fakturaer som er forsinket 1-30 dager. Du kan skrive ut denne rapporten, eksportere den til Excel eller sende den til noen via e-post.

For å gjenopprette har du nå en bedre forståelse av hvilken informasjon fakturaen din bør inneholde, hvordan du implementerer en prosess som starter med fakturering for salg / tjenester og slutter med å samle betaling fra kunder i tide, noe som vil forbedre kontantstrømmen.

Vi anbefaler at du bruker en regnskapssoftware som FreshBooks fordi det kan hjelpe deg å ikke bare sende profesjonelle fakturaer til kundene dine, men spare tid, slik at du kan komme tilbake til det du liker mest, å øke din virksomhet!

Se videoen: Suspense: Stand-In Dead of Night Phobia (November 2019).

Loading...