Slik oppretter du et diagram over kontoer i Xero

Velkommen til Xero treningsprogrammet Fit Small Business! I denne leksjonen skal vi dekke hvordan du oppretter et diagram over kontoer i Xero.

Du kan følge med på din egen Xero-konto. Hvis du ikke allerede har en, klikk her for å registrere deg for en gratis 30-dagers prøveversjon. Fit Small Business-lesere mottar også 50% av de første tre månedene hvis de bestemmer seg for å abonnere.

For å fullføre denne leksjonen kan du enten se videoen under, lese gjennom trinnvise instruksjonene, eller gjøre begge. La oss begynne!

For noen småbedriftseiere vil Xero gi nok verktøy til å håndtere bøkene sine alene. Men for mange er det fornuftig å bruke Xero sammen med erfarne småbedriftsrevisorer som også er Xero-eksperter, som de som er på Bookkeeper360.

Bookkeeper360 kan håndtere månedlig bokføring, lønn, nyansatt papirarbeid, skatter og mer. Grunnleggende planer starter på $ 249 / måned. Få din første konsultasjon gratis.

Kontoplanet er hjertet av et regnskapssystem som Xero. Hver transaksjon som er registrert i Xero, er tilordnet en konto bak kulissene, slik at det kan opprettes regnskap som resultatregnskapet (fortjeneste og tap), balanse og generell rapport. Hovedbokslutrapporten viser alle transaksjoner fra alle kontoer for en angitt tidsperiode. Hvis du ikke tar deg tid til å sette opp kontoplanen, vil du ende opp med unøyaktige og upålitelige regnskap.

Nedenfor er en illustrasjon av kontoplanet som en fem skuff arkivskap. Hver skuff representerer en av de fem kontotyper:

  1. Eiendeler
  2. gjeld
  3. Eierens egenkapital
  4. Inntekt
  5. utgifter

Under hver kontotype er eksempler på regnskapene som vil falle innenfor hver type. For eksempel, når du kjøper produkter som skal selges til dine kunder (beholdning), er det klassifisert som en eiendel, som angitt i tabellen under.

Det første skrittet for å sette opp kontoplanet er å avgjøre om du skal ta over det eksisterende kontoplanet ditt eller starte det friske og bruke standardtabellen til kontolisten. Vi diskuterer dette neste.

Hvis du bytter fra et annet regnskapsprogram, kan du importere din eksisterende liste over kontoer til Xero eller bare gjøre endringer i standardtabellen over kontoer. Hvis du har en regnskapsfører som du jobber med, bør du søke veiledning med denne avgjørelsen. Men hvis du administrerer dine egne bøker, anbefaler jeg at du bruker Xero-standardkartet for kontoer. Du kan legge til, slette eller endre kontoer for å møte bedriftens behov.

I denne leksjonen vil vi vise deg hvordan du oppretter nye kontoer og endrer dem etter behov. Hvis du vil importere ditt eksisterende kontooversikt fra et annet program, dekker vi hvordan du gjør det i Slik importerer du et diagram over kontoer lekse.

Xero-standardkartet for kontolisten inneholder rundt 50 pluss kontoer. Det første du bør gjøre er å sammenligne listen over kontoer fra din gamle regnskapsprogramvare til kontoene som er oppført på Xero-diagrammet. Lag en notering av kontoene som er på listen over kontoer, men ikke på Xero-diagrammet i kontolisten.

For resten av denne leksjonen vil vi bruke et fiktivt firma kalt Acme Web Pros Plus for å demonstrere hvordan du tilpasser diagrammet for kontoer for virksomheten din.

Eksempel: Acme Web Pros Plus vil gjerne sette opp en konto for å spore inntekter fra webdesign. La oss gå gjennom trinnene for å sette denne kontoen opp i Xero neste.

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Velg diagram over kontoer og klikk deretter på Legg til konto knappen som angitt i skjermbildet nedenfor.

Trinn 3 - Nedenfor finner du et skjermbilde og en kort beskrivelse av hvert felt. De Obligatoriske felt er angitt med en stjerne (*) nedenfor.

Legg til en ny konto i kontoplanet i Xero. Ved å fylle ut disse feltene, kan du legge til kontoene du trenger for å spore alle inntekter og kostnader for bedriften din.

  1. *Kontotype - I dette feltet velger du typen konto du setter opp. Noen av alternativene her er: salg, kostnad og ansvar. I skjermbildet ovenfor, viser avsnittet "Hvordan kontotyper påvirker rapportene dine", hvilken økonomisk rapport hver kontotype vil vises på. Hvis du ikke er sikker på hvilken kontotype du skal bruke, kan du se tilbake til diagrammet for kontoskjema som vi diskuterte tidligere.
  2. *Kode - Hver konto må tildeles et unikt nummer (opptil 10 tegn). Ideelt sett vil du gruppere lignende kontoer sammen. Bruk for eksempel en rekke kontoer som 4000-4199 for alle salgskontoer.
  3. *Navn - Hver konto må ha et navn. Dette vil hjelpe deg å enkelt identifisere hvilken type transaksjoner den skal brukes til.
  4. Beskrivelse - Det å legge til en beskrivelse er valgfritt, men jeg anbefaler at du inkluderer en beskrivelse for hver konto. Dette vil gjøre det mye enklere for deg eller en bokholder å vite hva kontoen skal brukes til.
  5. *Skatt - I dette feltet velger du fra rullegardinmenyen den riktige salgsskattesatsen. Hvis kontoen ikke er gjenstand for merverdiavgift, må du legge standardverdien på 0%.
  6. Vis på Dashboard Watchlist - Ved å velge dette alternativet, vil kontoen vises på Xero-dashbordet ditt, som vises umiddelbart etter at du logger deg på din Xero-konto. Du bør merke denne boksen for enhver konto du vil holde øye med. Nedenfor er et øyeblikksbilde av kontooversikten:

Xero Account Watchlist

  1. Vis i bekostningskrav - Ved å velge dette alternativet, vil du gjøre denne kontoen tilgjengelig for bruk når du legger inn en utgiftskrav. En utgiftskrav er opprettet når du må refunderes for utgifter som ble betalt med personlige midler. Du vil lære mer i Hvordan opprette og administrere kostnadskrav lekse.
  2. Aktiver betalinger til denne kontoen - Ved å velge dette alternativet på en konto, vil du kunne registrere innbetalinger ved hjelp av andre kontoer enn en bankkonto.
    For eksempel, la oss si at en bedriftseier bruker personlige midler til å kjøpe noe for virksomheten. Eieren kan sende inn en utgiftskrav for refusjon. I stedet for å motta kontanter, kan betalingen kodes til eierens innskuddskonto (også kjent som egenkapital), forutsatt at denne kontoen har blitt aktivert for betaling.
  3. Lagre - Husk å lagre alle endringene dine.

Trinn 4 - Når du har lagt til en ny konto, bør du se en melding som ligner på den nedenfor.

Før vi diskuterer hvordan du redigerer kontoer, er det et par konsepter vi trenger å diskutere. Innenfor Xero-diagrammet over kontoliste er det låste kontoer og system kontoer. La oss diskutere hver av disse i mer detalj neste.

Det er flere kontoer opprettet av Xero for grunnleggende regnskapsmessige formål, som forpliktelser og kundefordringer. Fordi disse kontoene er viktige for å rapportere for enhver bedrift, vil du bli begrenset i endringene du kan gjøre med dem. Du kan redigere disse "låste" kontoene, men du kan ikke slette eller arkivere dem. Vi diskuterer hvordan du redigerer og hvordan du sletter eller arkiverer en konto senere i denne leksjonen.

Du kan enkelt identifisere låste kontoer på listen fordi de har et bilde av en hengelås i den første kolonnen til venstre for kontokoden som angitt i skjermbildet nedenfor.

Systemkontoer er en delmengde av låste kontoer. De brukes til spesifikke rapporterings- eller regnskapsmessige formål. I motsetning til låste kontoer, ser du ikke hver systemkonto som er oppført på kontoplanet. Noen systemkontoer brukes i bakgrunnen, eller brukes til å opprette rapporter. Hvis du for eksempel bruker multifunksjonsfunksjonen i Xero, er det kontoer som brukes spesielt for transaksjoner med flere valutaer som realiserte / urealiserte valutagevinster.

Noen systemkontoer er begrenset fra å bli brukt i en transaksjon. Nedenfor er en liste over systemkontoer som automatisk opprettes i Xero. Vi har også angitt hvorvidt kontoen kan brukes i en transaksjon eller manuell journaloppføring:

SystemkontoTillater transaksjoner eller manuelle tidsskrifter
Kontoer betalesNei
KundefordringerNei
BankrevalueringNei
Nåværende inntjeningNei
Historiske justeringerJa
Realiserte valutagevinsterJa
Beholdt inntjeningJa
avrundingJa
OmsetningsavgiftJa
SporingsoverføringerNei
Ubetalte utgiftskravNei
Urealisert ValutagevinstNei
Lønn betalesJa

Når du begynner å angi transaksjoner i Xero, må du kanskje gjøre endringer i en eksisterende konto. Du kan enkelt redigere kontoene du har konfigurert når som helst. Men som vi diskuterte i forrige avsnitt, kan du bare gjøre begrensede endringer i låst og systemkontoer.

Eksempel: Acme Web Pros Plus nylig kjøpt generell ansvarsforsikring. Det finnes en eksisterende konto med tittelen "Forsikring" på deres liste over kontoer. Denne kontoen har ikke blitt brukt i en tidligere transaksjon, så vi vil omdøpe den generelle ansvarsforsikringen og legge til en beskrivelse. La oss gå gjennom trinnene for å redigere denne kontoen neste.

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Fra Konto-menyen, klikk på kontoen du vil endre, som angitt på skjermbildet nedenfor.

Trinn 3 - Gjør de nødvendige endringene du vil gjøre, som angitt i skjermbildet under og klikk på "Lagre" -knappen.

Rediger en konto i Xero. På denne skjermen kan du gjøre eventuelle endringer du trenger til en eksisterende konto.

Når du først oppretter en konto, kan du ikke vite om det skal spores for omsetningsavgift. Den gode nyheten er at du kan endre skattesatsen for en konto når som helst. Følg trinnene under for å endre skattesatsen for en eksisterende konto.

Merk: Skattesatsene som er opprettet her er standardpriser som du kan overstyre når du skriver inn en transaksjon (dvs. faktura, innkjøpsordre).

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Fra menyen Kontoplan, legg et merke til venstre for kontoen du vil endre skatteinnstillingen for, og klikk på "endre skattesats"-Knappen som angitt i skjermbildet nedenfor.

Legg merke til hvor mange kontoer du har valgt, til høyre for knappen Endre skattefrekvens.

Endre skattesats i Xero. I dette skjermbildet kan du tilordne en skattesats til en konto slik at den kan flagges for salgssporing.

Trinn 3 - Fra rullegardinmenyen, velg salgsskattesatsen som skal tilordnes denne kontoen, og klikk på "Lagre" -knappen for å gjøre endringen.

For å holde oversikten over kontooversikten oppdatert, må du kanskje slette eller arkivere kontoer med jevne mellomrom. Før du begynner å legge inn transaksjoner i Xero, anbefaler jeg at du går gjennom listen over kontoer og sletter kontoer som du ikke har tenkt å bruke. Dette vil sikre at oversikten over kontoer ikke blir rotete med en mengde kontoer du aldri bruker, og det vil sikre at kontoer ikke er valgt ved et uhell.

Du kan slette en konto som aldri har blitt brukt før. Derimot, Hvis en konto tidligere ble brukt (en gang en gang), kan den ikke slettes fordi det vil påvirke dine regnskap. Hvis en konto ikke lenger blir brukt, kan du arkivere den som vil fjerne den fra listen over kontoer og en hvilken som helst konto i rullegardinmenyen mens du arbeider i Xero. Det vil imidlertid fremdeles vises på regnskapsrapporter. La oss gå gjennom hvordan du sletter en konto først og da vil vi dekke hvordan du arkiverer en konto.

Slett en konto

Følg disse trinnene for å slette en konto i Xero.

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Fra oversiktsmenyen for kontoer legger du merke av i boksen til venstre for kontoen og klikker deretter på "Slett” knappen som angitt i skjermbildet nedenfor.

Slik sletter du en konto i Xero. Du kan slette alle kontoer som ikke er brukt i en transaksjon.

Trinn 3 - Du vil se følgende melding. Klikk på "OK" -knappen for å fortsette eller "Avbryt" -knappen hvis du har forandret deg. Som angitt nedenfor, er det ingen angrepsknapp. Hvis du ved et uhell sletter en konto, må du følge trinnene for å legge til kontoen tilbake til diagrammet over kontolisten.

Arkiver en konto

Som vi diskuterte tidligere, kan du ikke slette en konto som har blitt brukt i en transaksjon, men du kan arkivere den. (Dette er ekvivalensen av å gjøre en konto inaktiv i QuickBooks) Følg trinnene som er skissert under for å arkivere en konto.

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Fra oversiktsmenyen for kontoer legger du merke av i boksen til venstre for kontoen og klikker deretter på "Arkiv” knappen som angitt i skjermbildet nedenfor.

Slik arkiverer du en konto i Xero. Du kan arkivere en konto som du ikke lenger har tenkt å bruke. Dette er et flott alternativ for de kontoene du ikke kan slette.

Trinn 3 - Følgende melding vises. Klikk på "OK" -knappen for å fortsette eller "Avbryt" -knappen hvis du ikke vil arkivere kontoen. Legg merke til at det ikke er noen advarselsmelding som vi så når du sletter en konto. Dette skyldes at hvis du arkiverer en konto, kan du angre det. Deretter går vi gjennom trinnene for å gjenopprette en konto som tidligere var arkivert.

Hvis du bestemmer deg for å begynne å bruke en konto som du tidligere arkiverte, kan du enkelt unarchive den. Følg trinnene under for å gjenopprette en konto.

Trinn 1 - Fra innstillinger menyen, velg Generelle innstillinger som angitt i skjermbildet nedenfor.

Steg 2 - Fra diagrammet over kontoer, klikk på Arkiv kategorien, sett et merke til venstre for kontoen du vil gjenopprette, og klikk på "Gjenopprett" -knappen som angitt på skjermbildet nedenfor.

Slik gjenoppretter du en tidligere arkivert konto i Xero. Du kan enkelt gjenopprette en konto som tidligere ble arkivert.

Trinn 3 - Når du har gjenopprettet kontoen, vises følgende melding.

Det bryter opp delen om hvordan du konfigurerer et diagram over kontoer. Den neste leksjonen i vår Xero Training Course vil være hvordan du importerer et diagram med kontoliste. I denne leksjonen vil vi gå gjennom trinnene for å importere et tilpasset diagram over kontoer fra din nåværende regnskapsprogramvare. For å få tilgang til denne leksjonen eller noen av de andre i serien, klikk her. For en gratis 30-dagers prøveversjon av Xero, klikk på linken under.

? Leksjon 1.4

Gratis 30-dagers prøveversjon

Leksjon 1.6?

Se videoen: BN Bank Mobilbank (November 2019).

Loading...